Dla wielu firm szkoleniowych walidacja w BUR jest jednym z najbardziej problematycznych aspektów tworzenia usług rozwojowych. Pojawiają się pytania o to, jak prawidłowo opisać efekty uczenia się, kto może przeprowadzać ocenę uczestników i jakie dokumenty należy przygotować na potrzeby kontroli. W praktyce jednak cały proces można uporządkować, jeśli podejdziesz do niego krok po kroku. Sprawdź, jak przygotować walidację w BUR bez błędów i niepotrzebnego stresu.
Czym właściwie jest walidacja w BUR?
Głównym celem walidacji w Bazie Usług Rozwojowych jest potwierdzenie, że uczestnik faktycznie osiągnął efekty uczenia się określone przed rozpoczęciem szkolenia. Oznacza to, że po zakończeniu usługi rozwojowej organizator powinien być w stanie wykazać, że uczestnik zdobył konkretną wiedzę, umiejętności lub kompetencje społeczne. PARP oraz operatorzy regionalni coraz częściej zwracają uwagę na jakość opisów walidacji i zgodność procesu z wymaganiami BUR. Dlatego warto poświęcić temu etapowi odpowiednio dużo uwagi już podczas przygotowywania Karty Usługi.
Prawidłowo określ efekty uczenia się
Najwięcej problemów pojawia się jeszcze przed rozpoczęciem tworzenia Karty Usługi. Wielu organizatorów szkoleń opisuje rezultaty zbyt ogólnie, używając sformułowań, takich jak „uczestnik pozna tematykę szkolenia” lub „zwiększy swoją wiedzę”.
Takie opisy są trudne do zweryfikowania podczas walidacji. Zamiast tego warto korzystać z tzw. czasowników operacyjnych, które pozwalają jednoznacznie ocenić rezultat nauki. Uczestnik powinien po ukończeniu szkolenia umieć wykonać konkretną czynność, zastosować określoną metodę, przeanalizować dane, stworzyć dokument lub rozwiązać problem.
Dobrze opisany efekt uczenia się odpowiada na pytanie: co konkretnie uczestnik będzie potrafił zrobić po zakończeniu usługi? Im bardziej precyzyjna odpowiedź, tym łatwiej później dobrać odpowiednią metodę walidacji i przygotować dokumentację.
Dobierz metodę walidacji do efektów szkolenia
Kolejnym etapem jest wybór sposobu sprawdzania osiągniętych rezultatów. To jeden z obszarów, który najczęściej podlega weryfikacji przez instytucje kontrolujące projekty realizowane w ramach BUR. Metoda walidacji musi być bezpośrednio związana z deklarowanym efektem uczenia się. Nie można oceniać praktycznych umiejętności wyłącznie za pomocą testu teoretycznego, podobnie jak trudno zweryfikować wiedzę specjalistyczną jedynie poprzez obserwację pracy uczestnika. W zależności od charakteru szkolenia można wykorzystać różne rozwiązania:
- test wiedzy w formie papierowej lub online,
- egzamin ustny,
- analizę studium przypadku,
- zadanie praktyczne wykonywane przez uczestnika,
- obserwację pracy w warunkach rzeczywistych lub symulowanych,
- ocenę projektu, dokumentu lub materiału przygotowanego podczas szkolenia.
Dobór odpowiedniej metody powinien wynikać z logiki procesu edukacyjnego. Im większa zgodność między efektem uczenia się a sposobem jego sprawdzenia, tym większa szansa na pozytywną ocenę podczas kontroli.
Rozdzielność funkcji – zasada, o której nie wolno zapominać
Jednym z najważniejszych wymogów BUR jest zachowanie rozdzielności funkcji pomiędzy prowadzeniem szkolenia a oceną uczestników. Trener prowadzący zajęcia nie może być osobą odpowiedzialną za walidację efektów uczenia się. Proces oceny powinien zostać powierzony innej osobie posiadającej odpowiednie kwalifikacje merytoryczne.
Celem tego rozwiązania jest zapewnienie obiektywizmu. Osoba oceniająca powinna niezależnie potwierdzić, że uczestnik osiągnął założone rezultaty. Warto jednak pamiętać o wyjątku dotyczącym automatycznych testów wiedzy. Jeżeli system e-learningowy samodzielnie generuje wynik na podstawie klucza odpowiedzi bez ingerencji człowieka, warunek rozdzielności uznawany jest za spełniony.
Jak poprawnie opisać walidację w Karcie Usługi BUR?
Podczas tworzenia Karty Usługi należy szczegółowo wskazać sposób przeprowadzenia walidacji. W części dotyczącej programu warto krótko opisać przebieg procesu, wskazując formę egzaminu lub ocenianego zadania. Równie ważny jest harmonogram. Walidacja musi zostać uwzględniona jako element realizowanej usługi. Oznacza to konieczność wskazania czasu przeznaczonego na ocenę uczestników oraz określenia liczby godzin lub minut przypadających na jedną osobę.
Dokumentacja walidacji – co trzeba archiwizować?
Po zakończeniu szkolenia organizator powinien dysponować kompletem dokumentów potwierdzających przebieg procesu walidacyjnego. W przypadku kontroli nie wystarczy samo oświadczenie, że uczestnicy zdali egzamin. Konieczne są konkretne dowody pokazujące, w jaki sposób przeprowadzono ocenę oraz jakie były jej wyniki. Najczęściej archiwizowane są arkusze ocen podpisane przez walidatora, testy wiedzy, protokoły egzaminacyjne, raporty z platform e-learningowych oraz wszelkie materiały przygotowane przez uczestników podczas realizacji zadań praktycznych.
Najczęstsze błędy popełniane przez firmy szkoleniowe
W naszej codziennej pracy najczęściej spotykamy się z kilkoma powtarzającymi się problemami. Należą do nich zbyt ogólne efekty uczenia się, niewłaściwie dobrane metody oceny, brak rozdzielności funkcji oraz niepełna dokumentacja. Problematyczne okazuje się również pomijanie walidacji w harmonogramie usługi lub zbyt lakoniczny opis procesu w Karcie Usługi BUR. Takie niedociągnięcia mogą prowadzić do konieczności składania wyjaśnień, a w skrajnych przypadkach nawet do zakwestionowania prawidłowości realizacji usługi.
Dobrze przygotowana walidacja to spokojna realizacja usług
Jeżeli prowadzisz firmę szkoleniową i chcesz mieć pewność, że Twoje usługi są przygotowane zgodnie z wymaganiami BUR, skorzystaj ze wsparcia specjalistów Dotacje na edukację. Pomożemy Ci prawidłowo przygotować Karty Usług, uporządkować proces walidacji oraz uniknąć błędów, które mogą pojawić się podczas kontroli. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy wesprzeć rozwój Twojej działalności szkoleniowej.
